Email-Opens12ইমেইল পাঠিয়েছেন কিন্তু প্রতি উত্তর পাচ্ছেন না? তাহলে এখানে দেওয়া ৭টি উপায় পড়ে নিন।

জনাথন বর্জ একজন ইমেইল এক্সপার্ট। আপনার পাঠানো ইমেইল যাতে প্রাপকের নজরে আসে সেজন্য তিনি তার সেরা ৭টি টিপস শেয়ার করেছেন।

সাবজেক্ট লাইন:মনে রাখবেন আপনার পাঠানো ইমেইলগুলোর সাবজেক্ট লাইন দৃষ্টিগোচর হওয়ার পরেও প্রাপক তার মধ্যে মাত্র ২০ থেকে ৪০ শতাংশ  খুলে দেখবে। আপনার ইমেইল যাতে বেশি করে খোলা হয়, সেজন্য ছোট, চোখে পড়ার মত এবং তথ্যপূর্ণ সাবজেক্ট লাইনের কথা চিন্তা করুন। আপনি আগ্রহ উদ্রেক করার মত তথ্য লিখতে পারেন, যেমন “সেলস ইমেইলের ভবিষ্যত” বা একটু রহস্য রেখে দিতে পারেন, যেমন “একটি অদ্ভুত প্রশ্ন”। আপনি ব্যক্তিগত সাবজেক্ট লাইনও উল্লেখ করতে পারেন, যেমন “রায়হান কবির সাহেব আমাকে আপনার সাথে যোগাযোগ করতে বলেছে”।

আপনার টোন: নিজেকে এমনভাবে উপস্থাপন করুন যাতে অন্যরা সহজে আপনার সাথে কানেক্ট করতে পারে। আপনাকে বোঝাতে হবে যে আপনি কোন ম্যাস ইমেইল পাঠাচ্ছেন না এবং প্রাপক যেন আপনার ইমেইলের উত্তর দেয় সেটাই আপনার কাছে গুরুত্বপূর্ণ। “ডিয়ার স্যার অর ম্যাডাম” এবং অন্য যেকোন আনুষ্ঠানিক সম্বোধন এড়িয়ে যাওয়াই উত্তম।

ইমেইলের বিষয়বস্তু: আপনার ইমেইলগুলো সংক্ষিপ্ত ও সহজ রাখুন যাতে প্রাপকের তা দ্রুত বুঝতে সুবিধা হয়। আপনি যাদের ইমেইল করবেন তারাও তাদের কাজ নিয়ে ব্যস্ত থাকবে, তাই আপনাকে তাদের মধ্যে আগ্রহ সৃষ্টি করতে হবে। একটু গবেষণা করে নিন তাদের ব্যাপারে এবং তাদের আগ্রহের বিষয়গুলো জেনে নিন। তাদের সাথে আগে থেকেই পরিচিত হয়ে নিন আর তা সম্ভব না হলে তাদের এবং তাদের কোম্পানির কাজের ব্যাপারে বিস্তারিত জেনে নিন। কেন আপনি তাদের ইমেইল করছেন সেটা স্পষ্ট করে উল্লেখ করুন। কীভাবে আপনি তাদের কাজে আসতে বা সমস্যা সমাধান করতে পারবেন সেটাও লিখে দিন।

ইমেইলের শেষাংশ: ইমেইলের শেষাংশে পরিষ্কার করে কোন পদক্ষেপ নেওয়ার কথা উল্লেখ করুন। আপনার প্রাপক যেন সহজেই আপনার মিটিং, ফোন কল বা পণ্যের ডেমো প্রদর্শনী দেখার জন্য সহজে রাজি হয়ে যায় সেটা নিশ্চিত করুন। তাদের অনুমতি চাইতে যাবেন না। যদি আপনি চান তারা আপনাকে ফোন কল করুক, তাহলে লিখুন “ আরো জানতে এখনই এই নম্বরে কল করুন”।

ইমেইল পাঠাবার সময়: যখন আপনার প্রাপকরা ব্যস্ত থাকবে না তখনই তাদের সাথে যোগাযোগ করুন। সপ্তাহের প্রথম কর্মদিবসের মত ব্যস্ত দিনগুলোতে যোগাযোগ এড়িয়ে চলুন। ভাল হয় যদি আপনি সপ্তাহের মাঝামাঝি মধ্য দুপুরের দিকে ইমেইল পাঠান, কারণ তখনই ইমেইল পাঠাবার উপযুক্ত সময়।

আপনার ভাবমূর্তি: সরাসরি বা অনলাইন সবক্ষেত্রেই ফার্স্ট ইম্প্রেশন গুরুত্বপূর্ণ। আপনার ইমেইল লিখার টোন ও ধরন দেখেই আপনার প্রাপক আপনার ব্যাপারে ধারণা তৈরি করে নেবে। তাই আপনার ইমেইলকে প্রফেশনাল, স্পষ্ট ও সহজবোধ্য রাখুন। ইমেইল বেশি ঘষা-মাজা করতে যাবেন না, তাতে ইমেইলের চেহারা নষ্ট হতে পারে, তবে জরুরি কিছু হলে তা বোল্ড বা বুলেট পয়েন্টের মাধ্যমে তুলে ধরা যেতে পারে।

আপনার হোমওয়ার্ক: আপনার নিজের কাছে প্রথমে একটি সেলস ইমেইল লিখুন। নিজেকে আপনার প্রাপকের দৃষ্টিকোণ থেকে চিন্তা করুন। এরকম ইমেইল চোখে পড়লে কী আপনি নিজে তা খুলে পড়ে দেখবেন? আর পড়লেও দুই সেকেন্ডের বেশি সময় আপনি তা পড়বেন কিনা? যদি সেরকম না হয়, তাহলে আপনি কীভাবে ইমেইলকে আরো কার্যকর করে তুলতে পারেন, সেটা ভেবে দেখুন।

হয়ত এই ৭টি টিপস পড়ে আপনার মনে হতে পারে, “আমি তো এগুলো এমনিতেই জানি”। কিন্তু তারপরেও আপনার সর্বশেষ পাঠানো ১০টি সেলস ইমেইল খুলে পড়ে দেখুন একজন সমালোচক হিসেবে আর দেখুন আপনি এই ৭টি টিপস মেনেছেন কিনা।

Similar Posts

মন্তব্য করুন

আপনার ই-মেইল এ্যাড্রেস প্রকাশিত হবে না। * চিহ্নিত বিষয়গুলো আবশ্যক।